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Tip-S

Un autorespondedor inteligente es la mejor herramienta de que puedes disponer a la hora de hacer contacto con clientes y abonados de una forma eficiente y profesional.

Funcionamiento.
Un autorespondedor inteligente está diseñado para hacer los seguimientos necesarios a las personas que se suscriben a un boletín electrónico de forma secuencial ordenada y totalmente automática.

Envía distintos mensajes a dichas personas con la información requerida y en distintos intervalos de tiempo (días, semanas o meses), según se programe.

Cada envío puede ser diseñado con la información necesaria para la ocasión, y es ideal para impartir cursos en varias entregas por e-mail.

Veamos qué ocurre cuando un visitante (en este caso "Juan") hace una pregunta por e-mail o se suscribe por formulario:

Al recibir la consulta de "Juan", éste recibirá en su buzón de correo el primer mensaje programado para este fin que bien podría ser de bienvenida.

Al día siguiente, "Juan" recibirá de forma automática un segundo mensaje con distinta información del mensaje del día anterior, el tercer día el próximo que corresponda y así sucesivamente hasta acabar con la secuencia de envíos.

Los mensajes pueden ser personalizados, por ejemplo un mensaje estándar para enviar a varias personas con la misma respuesta y a nadie en particular podría ser:

Estimado Amigo/a, nos complace...

y por medio de un autorespondedor podría ser:

Estimado Juan, nos complace...

El cambio que has observado en el segundo ejemplo es que se puede realizar de forma automática con un mismo mensaje dirigido a miles de nombres distintos y simplemente escribiendo un código en el contenido del mensaje, en el sitio donde estaría escrito la palabra Amigo/a, y aparecería el nombre del abonado en cuestión.

Éstas son algunas de las funciones de un autorespondedor inteligente, pero tienen infinitas aplicaciones a las que se pueden optar, como las que menciono a continuación:

Cada vez que alguien te envía un mensaje a una cuenta de correo específica, los autorespondedores normales que ofrecen los servidores siempre mandan la misma contestación una y otra vez.

Esto no deja de ser una buena utilidad a la hora de contestar un mensaje diciendo "he recibido su correo satisfactoriamente" o "Le contestaré lo antes posible", etc. pero, las opciones de uso son nulas porque no hay mas opciones de uso.

Siempre puedes forzar las pocas posibilidades de éstos creando una buena colección de cuentas de correo para distintas preguntas que la gente te haga, pero a la larga el resultado conseguido sería siempre el mismo mensaje una y otra vez; es decir, no darías una imagen seria y profesional.

¿Qué pasa cuando un cliente desea que le envíes información periódicamente de todas las opciones que ofrecen tus artículos, o simplemente cursillos de uso para los productos que le has vendido?, no descartes esta posibilidad porque es tan importante como convencer a alguien para que compre en tu web; no podrás hacer uso de los respondedores normales ya que no están preparados para realizar estas funciones.

He aquí la importancia de tener tu propio autorespondedor inteligente, el cuál te permitirá hacer todos los seguimientos necesarios a tus abonados y clientes individualmente para cada lista de la que dispongas de la siguiente manera:

Abonados:
1º envío - Porqué necesita tus productos.
2º envío - Cómo funcionan y qué ventajas tienen para él.
3º envío- Cómo sacar el mejor partido a tus productos.
4º envío - Qué artículos le pueden interesar.

etc., y lo que tú consideres necesario a la hora de planificar los mensajes y sus contenidos.

Clientes:
1º envío - Primera entrega del cursillo de uso de su producto recién adquirido.
2º envío - Segunda entrega del cursillo de uso del producto recién adquirido.
3º envío - Tercera y última entrega del cursillo de uso del producto recién adquirido.
4º envío - Consultar al cliente sobre su satisfacción con el producto adquirido y ofrecer asesoramiento.

Todos los mensajes pueden programarse para ser enviados con cierto intervalo de tiempo entre un mensaje y otro.

1º mensaje envío inmediato
2º mensaje envío a 1 día
3º mensaje envío a 3 días
4º mensaje envío a 5 días
y así sucesivamente hasta acabar con el total de los mensajes que necesites enviar.

Debes de tener en cuenta que el contacto con tus abonados y clientes debe ser continuo, y que la pérdida de comunicación no traerá más que el olvido de las relaciones establecidas anteriormente, por lo que se hace primordial mantener una comunicación prolongada para poder continuar ofreciendo tus ofertas según vayan saliendo.

Con un autorespondedor inteligente, podrás agregar distintos mensajes después de haber enviado la primera serie, manipular tus listas importando los prospectos pasivos (los que han recibido todos los mensajes) a la lista de prospectos activos (los que actualmente están recibiendo mensajes) para poder enviarles los nuevos correos de tus últimas ofertas.

Es posible efectuar envíos las 24 horas del día con una capacidad de 600 mensajes por minuto de forma totalmente automática sin que tengas que tocar tu ordenador.

Podrás suscribir nuevos abonados por medio de un simple envío de correo, como por medio de formulario de suscripción o por ambos a la vez.

Podrás enviar mensajes en formato para hacerlos más atractivos o en texto indistintamente, e inclusive agregar archivos adjuntos al envío.

Como puedes ver, un autorespondedor normal no haría esto ni mucho menos, por lo que si usas herramientas limitadas o mediocres, tu negocio y prestaciones del mismo también serán limitadas y mediocres, y eso no es lo que se pretende, ¿verdad?.

Imagínate lo que puedes hacer en tu negocio aplicando todas estas ventajas a la hora de atender a tus clientes, ofertar tus productos o simplemente enviar una felicitación de navidad a todos tus suscriptos (sólo en diciembre, claro) :), no puedes imaginarte las reacciones positivas que la gente tiene al recibir estos detalles.

Cuando empiezas un negocio puede que tengas 8 o 10 abonados, y no te será difícil enviar tus mensajes de seguimiento manualmente, pero cuando pase un cierto tiempo tus abonados empezarán a aumentar y llegarán a 100 o quizás pasen de 1000 ¿qué ocurrirá entonces?.

Será imposible hacer un correcto seguimiento sin ayuda, y es aquí donde tus necesidades se multiplican, para poder ofrecer una atención eficiente a tus clientes.

Del seguimiento que hagas depende que se mantengan en tus listas o se borren por falta de interés al no recibir la información que tú tienes para ellos.

No pienses que al adquirir un autorespondedor inteligente estás gastando dinero, todo lo contrario, pues estás invirtiendo en una herramienta que hará que tus ventas se multipliquen día a día, y creará fiabilidad y una imagen profesional de ti y tu negocio.

Según datos recogidos de los expertos, hay mucha gente que supone que cuando el visitante llega la primera vez a un sitio web compra si algo le interesa, pero no es así, compruébalo en la siguiente lista.

Compra en el primer contacto un 2%
Compra en el segundo contacto un 3%
Compra en el tercer contacto un 5%
Compra entre el quinto y doceavo contacto un 80%

Si ves las estadísticas de venta puedes, comprobar lo importante que es poder ofrecer un buen seguimiento a tus lectores y clientes.

Cuando tu cliente potencial se encuentre decidido a hacer la compra, tus mensajes estarán invitándole a visitar tus productos y diciéndole lo maravillosos que son, de lo contrario es posible que acaben en la página Web de la competencia con todo su potencial adquisitivo.

La comunicación activa y prolongada hará que tus clientes potenciales confíen en ti y en tu empresa, e inclusive lleguen a ser fieles a tus productos.

Hay mucho más que decir de estas maravillosas herramientas que son los autorespondedores en cuanto a aplicaciones que se le puede dar, según las formas de trabajo, empresas y criterios de uso, pero no seguiré enumerando ejemplos porque no acabaríamos en mucho tiempo.